Politique de Confidentialité

Responsable du traitement et contact

Les traitements de données liés au site exploité sous la marque Xelventiq sont gérés par l’exploitant du site. Les demandes concernant les données personnelles sont adressées à aftersales@xelventiq.com, au +81-43-743-4251 ou par courrier à 31-3, Karitago-chō, Arrondissement de Midori, Chiba, Préfecture de Chiba, 266-0021, Japon.

Données collectées

• Données d’identification et de contact : nom, prénom, adresse postale, adresse électronique et numéro de téléphone.
• Données de compte : identifiants de compte, préférences et historique associé au compte.
• Données de commande : produits, quantités, prix, adresse de facturation, adresse de livraison, état de la commande et échanges liés à son exécution.
• Données de paiement : informations nécessaires à l’autorisation et au suivi du paiement, sans présentation du numéro complet de carte dans les communications de service.
• Données de livraison et d’après-vente : suivi de colis, incidents, retours, réparations, échanges, remboursements et pièces justificatives utiles au traitement d’une demande.
• Données de communication : contenu des courriels, appels, demandes et réclamations adressés au service client.
• Données techniques : adresse de protocole internet, type d’appareil, navigateur, journaux techniques, pages consultées et événements techniques nécessaires au fonctionnement du site.
• Données liées aux traceurs : identifiants de consentement, mesure d’audience et identifiants publicitaires lorsque le consentement requis a été donné.

Origine des données

Les données proviennent principalement des informations saisies par le client lors de la création d’un compte, de la commande, du paiement, de la livraison ou d’un échange avec le service client. Des données techniques sont générées par l’utilisation du site. Les prestataires de paiement, de transport et de prévention de la fraude transmettent également les informations nécessaires à l’exécution de leurs opérations.

Finalités et bases juridiques

Données nécessaires et données facultatives

Les informations marquées comme nécessaires dans le parcours de commande sont requises pour traiter l’achat, le paiement ou la livraison. Leur absence empêche l’exécution de l’étape correspondante. Les données utilisées pour les finalités fondées sur le consentement restent facultatives et leur refus n’empêche pas l’accès aux fonctions essentielles d’achat.

Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles aux personnes chargées du traitement des commandes et du service client dans la limite de leurs fonctions. Elles sont transmises aux prestataires nécessaires au fonctionnement du site, notamment la plateforme de commerce électronique Shopify, les services de paiement, les transporteurs, les services techniques, les outils de prévention de la fraude et les prestataires chargés de l’hébergement ou de la maintenance.

Les données transmises à un prestataire sont limitées à celles nécessaires à la prestation concernée.

Google et services publicitaires

Lorsque le consentement correspondant a été donné, des données techniques et des identifiants liés aux traceurs peuvent être traités par les services de mesure ou de publicité de Google afin de mesurer l’audience, attribuer les conversions et présenter des annonces liées aux interactions avec le site. Le refus ou le retrait du consentement bloque l’utilisation des traceurs non nécessaires pour ces finalités.

Transferts hors de l’Espace économique européen

L’exploitation du site depuis le Japon et l’intervention de prestataires techniques internationaux impliquent des transferts de données en dehors de l’Espace économique européen. Ces transferts sont encadrés par le mécanisme juridique applicable au destinataire, notamment une décision d’adéquation ou des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

Une demande d’information sur le mécanisme appliqué à un transfert peut être adressée à aftersales@xelventiq.com.

Durées de conservation

Les données de compte et de relation client sont conservées pendant la période nécessaire à la relation active, puis archivées pendant les délais requis pour la preuve et la défense des droits. Les données de commande, de facturation et de comptabilité sont conservées pendant les durées imposées par les obligations légales applicables, notamment la durée légale de conservation des documents comptables.

Les données de service après-vente et de réclamation sont conservées pendant la durée de traitement du dossier puis, lorsque cela est nécessaire, pendant les délais de prescription applicables. Les données techniques de sécurité sont conservées pendant une durée proportionnée à la détection et à l’analyse des incidents. Les choix de consentement aux traceurs sont conservés pendant 6 mois avant une nouvelle sollicitation, sous réserve d’un retrait antérieur du consentement.

Droits des personnes

• Droit d’accès aux données personnelles.
• Droit de rectification des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement lorsque les conditions légales sont réunies.
• Droit à la limitation du traitement dans les cas prévus par le RGPD.
• Droit d’opposition aux traitements fondés sur l’intérêt légitime, selon les conditions légales.
• Droit à la portabilité des données lorsque ce droit s’applique.
• Droit de retirer à tout moment un consentement, sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur au retrait.

Exercice des droits et vérification de l’identité

Une demande d’exercice de droits est envoyée à aftersales@xelventiq.com. Elle précise le droit exercé et les informations nécessaires pour identifier les données concernées. Une vérification d’identité proportionnée est demandée lorsque l’identité du demandeur ou le risque d’accès aux données d’un tiers l’exige.

La réponse est apportée dans le délai prévu par le RGPD, en principe dans un délai d’un mois à compter de la réception d’une demande complète.

Réclamation auprès de la CNIL

Toute personne concernée dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés lorsque le traitement de ses données personnelles lui paraît contraire aux règles applicables.

Décisions automatisées et prévention de la fraude

Les données de commande et de paiement sont utilisées pour détecter les transactions anormales et réduire les risques de fraude. Lorsqu’un traitement automatisé relève des dispositions du RGPD relatives aux décisions produisant des effets juridiques ou significatifs, les droits attachés à ce traitement restent applicables, notamment le droit d’obtenir les informations prévues par le RGPD et de contester la décision dans les conditions légales.

Mineurs

Le site est destiné à la vente de biens à des personnes disposant de la capacité juridique nécessaire pour conclure un achat. Les données d’un mineur signalées comme ayant été transmises sans base juridique appropriée sont examinées afin d’être supprimées ou limitées selon les obligations applicables.

Mesures de protection et incidents

L’accès aux données est limité aux besoins opérationnels. Des mesures techniques et organisationnelles sont appliquées pour réduire les risques d’accès non autorisé, de modification, de perte ou de divulgation. En cas de violation de données personnelles, l’incident est évalué et les notifications aux autorités ou aux personnes concernées sont effectuées lorsque les critères légaux sont réunis.

Évolution des informations de confidentialité

Le contenu de cette page est adapté lorsque les traitements, les prestataires ou les obligations applicables changent. Une modification qui affecte de manière importante les droits des personnes fait l’objet d’une information appropriée sur le site ou par un moyen de contact disponible.